Cuando su negocio son las personas, la nómina es el negocio

En una empresa de limpieza, conserjería, mantenimiento o servicios auxiliares, lo que más pesa en cada contrato no es el material ni la maquinaria: es la plantilla. Se vende un servicio a un precio pactado con el cliente, se paga a cada trabajador según su convenio, y el margen es lo que queda entre ambas cifras.

Con plantillas grandes, un error pequeño no se queda en uno: un plus mal aplicado, una hora que no se repercute o una baja que no se sustituye a tiempo se repiten cada mes y en cada trabajador. Y la tesorería lo agrava: las nóminas se pagan puntualmente, pero las facturas se cobran a 30, 60 o 90 días.

En Cepresa nos encargamos de que lo que firma con cada cliente, lo que paga a cada trabajador y lo que factura a fin de mes cuadren entre sí.

Dos contratos que tienen que encajar, el del trabajador y el del cliente

Cada servicio depende de dos documentos distintos, y los problemas aparecen cuando no se miran juntos.

Los contratos con sus clientes. Revisamos que las horas, los calendarios y el precio cubran el coste laboral real según el convenio aplicable. Cuando se publican nuevas tablas salariales, el coste sube de inmediato, pero el precio al cliente rara vez se actualiza solo. Le avisamos y le ayudamos a calcular el impacto en cada contrato.

Los contratos con sus trabajadores. Tras la reforma laboral de 2021 desapareció el contrato por obra o servicio, y hoy la contratación se concentra en los indefinidos, los fijos discontinuos (habituales en centros educativos o servicios estacionales) y los temporales con causa justificada. Controlamos la modalidad adecuada para cada puesto, los periodos de prueba, los vencimientos y las prórrogas, las jornadas parciales y las horas complementarias, para que ningún contrato quede mal encuadrado.

Nóminas de plantillas grandes. Donde se juega el margen

La nómina de una plantilla de servicios no se parece a la de una oficina. Cada mes entran decenas de variables por trabajador y por centro:

• Horas realizadas en cada centro, con jornadas parciales y horarios partidos.
• Pluses de nocturnidad, domingos, festivos, transporte o peligrosidad, según convenio.
• Antigüedad, pagas extraordinarias y prorrateos.
• Bajas por incapacidad temporal, permisos, vacaciones y ausencias.
• Anticipos, embargos y otras retenciones.
• Altas, bajas y finiquitos de una plantilla con rotación alta.

Establecemos con usted un calendario fijo de recogida de variables, elaboramos las nóminas y las cotizaciones, y le entregamos algo que habitualmente no recibe: el coste laboral desglosado por contrato y por centro, para que sepa qué cliente le deja margen y cuál se lo come.

Bajas, sustituciones y rotación. Lo que nunca se detiene

En un servicio contratado por horas, una ausencia sin cubrir es un incumplimiento con el cliente, y una sustitución mal contratada es un coste que no estaba previsto. Gestionamos los contratos de sustitución, las altas y bajas en plazo, las vacaciones pendientes y los finiquitos correctos, y vigilamos que cada incidencia se refleje bien en la cotización y en la nómina.

Si cambia el contrato, cambia la plantilla. La subrogación

Ganar un contrato, perderlo o que un cliente cambie de proveedor suele implicar traspasar trabajadores. Muchos convenios del sector obligan a subrogar al personal, con su antigüedad, sus vacaciones pendientes y su documentación.

Por eso conviene analizar antes de presentar una oferta qué plantilla se hereda y cuánto cuesta. Calculamos ese coste laboral, preparamos la documentación de entrada y de salida y coordinamos el traspaso para que ningún trabajador quede sin cubrir ni usted con costes inesperados.

Facturación periódica y cobros. El calendario que sostiene la nómina

Cada contrato se factura de forma recurrente, con sus servicios extraordinarios (limpiezas de fondo, cristales, fin de obra), sus revisiones de precio y sus centros. Cuidamos que cada factura salga correcta y en plazo, que el IVA esté bien repercutido, y le ayudamos a planificar la tesorería entre el pago de nóminas y el cobro de facturas, con seguimiento de impagados.

Cumplimiento. Lo que le pueden pedir sin avisar

La Inspección de Trabajo puede pedirle registro horario, contratos, cotizaciones y formación en prevención. Sus clientes, sobre todo comunidades, administraciones y empresas grandes, y los concursos públicos exigen certificados de estar al corriente con Hacienda y la Seguridad Social. Si subcontrata parte del servicio, además puede responder de las deudas laborales de esa subcontrata. Dejamos toda esa documentación preparada y vigilada para que pueda entregarla en el momento.

Señales de que su asesoría actual se le queda corta

• Las nóminas llegan tarde o con correcciones cada mes.
• Se entera de la subida de tablas del convenio cuando ya la está pagando.
• No sabe qué contrato o centro deja margen y cuál lo pierde.
• Altas, bajas y variables se envían por correo o WhatsApp sin un procedimiento claro.
• Un cambio de adjudicatario le sorprende sin haber calculado la plantilla que hereda.
• Un certificado para un concurso le lleva días.

Cómo trabajamos

1. Diagnóstico inicial de sus contratos con clientes, sus contratos laborales, su convenio, sus nóminas y su facturación.
2. Circuito de información: acordamos cómo y cuándo nos envía altas, bajas y variables de cada centro.
3. Ciclo mensual: variables, nóminas y cotizaciones, impuestos, facturación e informe de márgenes por contrato.
4. Revisión periódica: tablas salariales, vencimientos de contratos y evolución de costes.

Sin paquetes cerrados: el servicio se ajusta a su plantilla y a sus contratos.

Preguntas frecuentes

¿Pueden gestionar las nóminas de una plantilla grande?
Sí. Trabajamos con plantillas de distinto tamaño y nos adaptamos a su número de centros y a su forma de enviarnos la información.

¿Se encargan de la subrogación cuando ganamos o perdemos un contrato?
Sí. Calculamos el coste de la plantilla, preparamos la documentación y coordinamos el traspaso.

¿Cómo nos organizamos para enviarles las variables de cada mes?
Acordamos con usted un calendario y un formato sencillo, adaptado a cómo trabaja su empresa.

Ya tengo asesoría. ¿Puedo cambiar sin interrupciones?
Sí. Coordinamos el traspaso con su asesor actual para que nóminas y presentaciones sigan su curso.

¿Cuánto cuesta?
Depende del tamaño de la plantilla y del número de contratos y centros. Tras revisar su situación le damos un presupuesto claro y sin compromiso.