Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a registrar la jornada laboral de sus trabajadores. Esta obligación, establecida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y desarrollada mediante el Real Decreto‑ley 8/2019, exige anotar diariamente la hora de inicio y finalización de cada jornada. La norma se aplica a cualquier empresa que cuente con uno o más empleados, independientemente del tamaño, sector o tipo de contrato. El objetivo principal es garantizar que se cumplan los límites legales de jornada y proteger los derechos de los trabajadores, especialmente en lo que respecta a las horas extraordinarias.

Hasta ahora, la legislación permite que el registro se lleve a cabo mediante soportes físicos o digitales, incluyendo papel, hojas de Excel o sistemas sencillos internos, siempre que sean fiables, objetivos y accesibles tanto para el trabajador como para la Inspección de Trabajo. Sin embargo, los registros manuales presentan limitaciones como errores humanos, posibilidad de manipulación y dificultad para demostrar con certeza el cumplimiento de la jornada. Por este motivo, se ha iniciado la tramitación de un nuevo Real Decreto que obligará a todas las empresas a implantar un registro digital, con trazabilidad garantizada y acceso inmediato a la información.

Con un registro digital fiable, cada fichaje quedará registrado con fecha y hora exactas, y cualquier modificación deberá dejar constancia, generando una trazabilidad completa. Esto tiene importantes implicaciones para la gestión laboral y el cumplimiento normativo. Por ejemplo, con un registro digital ya no se podrán poner en duda las horas extraordinarias pues quedará demostrado de manera objetiva cuándo comenzó y terminó la jornada, eliminando conflictos y disputas entre empresa y trabajador. Además, facilitará la preparación de informes para la Inspección de Trabajo, evitando sanciones por incumplimientos involuntarios.

Para las empresas, esta transición supone adaptar procesos internos y sistemas de gestión. Cualquier herramienta digital que se utilice deberá garantizar la fiabilidad de los datos, el acceso del trabajador a sus registros y la conservación durante al menos cuatro años, tal como exige la legislación. En la práctica, esto puede implicar la adopción de software especializado de fichaje, aplicaciones de control horario o terminales digitales conectados a sistemas internos. Es importante tener en cuenta que, hasta el momento, no existe un estándar oficial único ni un programa obligatorio, pero el requisito fundamental es que el sistema sea objetivo, no manipulable y auditables.

Otra consecuencia directa es el refuerzo de la responsabilidad empresarial. Con un registro digital verificable, los gestores de personal deberán asegurarse de que los turnos, descansos y horas extraordinarias se planifiquen y registren correctamente.