Cuando un empleado utiliza el correo corporativo lo que se espera es que sus mensajes se centren en las tareas que desarrolla en la empresa, dejando fuera asuntos personales o cualesquiera otros ajenos a la empresa que le ha contratado.

Sin embargo,  es muy frecuente que esto no suceda así y que desde el correo corporativo se envíen, o reciban, mensajes que se pueden considerar privados, y que ni tienen que ver con la empresa, ni con el trabajo que esa persona esté desarrollando.

Es imprescindible, aunque no suficiente en todos los casos, que se informe previamente a los empleados

Que un empresario quiera controlar los correos corporativos puede ser razonable, pero para que se considere esa actuación como legal resultará imprescindible que previamente informe a sus empleados de que se va a crear un protocolo para controlar las comunicaciones o los medios informáticos que se ponen a disposición de los empleados.

Por lo tanto, en el control de la correspondencia siempre deberá de existir una advertencia previa que esté en conocimiento del trabajador, preferiblemente que se le entregue por escrito.

Ahora bien, esto no convierte en legal cualquier actuación indiscriminada de control de la correspondencia, pues los trabajadores, incluso cuando utilizan el correo corporativo tienen derecho a que se respete su intimidad.

La revisión de los correos es frecuente en casos de despido

Precisamente uno de los motivos por los que un empresario puede querer revisar el correo de sus empleados es porque tenga sospechas que quiera confirmar en la correspondencia, o también puede suceder que sin sospecha alguna se encuentre en la correspondencia argumentos que considere suficientes para el despedido de algún trabajador.

Pues bien, la conocida como sentencia Barbulescu II dictada en el año 2017 por la Gran Sala del Tribunal Europeo de Derechos Humanos lo que nos venía a decir es que ningún trabajador puede eliminar por completo su vida personal, así que un despido que intenta fundamentarse en el uso privado del correo puede ser declarado improcedente.

También hay que tener presente que la inspección del correo debe de realizarse solo cuando esté plenamente justificada, sea necesaria, se considere una media idónea y también proporcional. ¿Qué quiere decir esto? Que de ninguna manera se pueden realizar controles indiscriminados, haciendo un seguimiento constante de las comunicaciones, o por motivos que demuestren que existían otras alternativas y que por lo tanto no era necesario revisar los correos, además de que de esa revisión se esperen más beneficios de interés general para la empresa que perjuicios por invadir la intimidad del trabajador.

Cómo se debería de proceder para revisar los correos de los trabajadores

Aunque estemos considerando el correo corporativo, los trabajadores pueden tener una expectativa que es razonable de que se va a mantener la confidencialidad de sus mensajes, y no solo de estos sino de lo que, por ejemplo, van a ver conectándose a Internet.

Teniendo en cuenta lo anterior, si queremos que la revisión de los correos sea legal, tendremos que redactar el protocolo de actuación para revisar correos, ordenadores, o cualquier otro dispositivo de la empresa. Se lo entregaremos a continuación, por escrito a cada trabajador.

A partir de ese momento, el trabajador quedará avisado, y por lo tanto ya no existirá ninguna expectativa de confidencialidad, pero incluso en este caso, el trabajador no puede ser sometido a un acoso injustificado y constante, revisando sus correos.

Lo que se espera de esa revisión de los correos es que se produzca de una manera necesaria y justificada, de tal modo que como consecuencia de la misma, que se considera que no tiene otras alternativas posibles en el fin que se persigue, se obtenga como resultado un beneficio evidente para la empresa.

Por ejemplo, no estaría justificado que intentásemos controlar la jornada laboral de un trabajador revisando todas sus comunicaciones a lo largo de varios días porque para hacer ese tipo de control no es obligado, ni necesario, recurrir a controlar los correos.