Cuando mencionamos la «oficina móvil» no nos estamos refiriendo a la utilización de los teléfonos móviles para realizar una serie de tareas relacionadas con nuestro trabajo sino al teletrabajo, o dicho de otra manera, a la posibilidad de realizar esas tareas diarias, que normalmente se desarrollan en una oficina, en cualquier otro lugar desde donde vamos a poder tener acceso a todos los recursos necesarios en nuestro puesto de trabajo pero sin que sea necesario estar físicamente en un determinado lugar.

El teletrabajo no tiene por qué ser una opción extrema en la que se elimine la oficina, sino que puede compaginarse con el trabajo que se puede realizar al visitar a los clientes, o cuando se emprenden viajes que pueden estar motivados por los proyectos que desarrollamos para la empresa, o cuando estamos en casa.

Lo que importa en el teletrabajo es que se pueda acceder a los recursos necesarios en cualquier lugar, en cualquier momento y utilizando cualquier dispositivo desde el cual nos podamos autentificar de manera adecuada.

Los beneficios de la oficina móvil

Los avances tecnológicos están permitiendo que el teletrabajo sea una posibilidad que cada vez más empresas, en diferente medida, están implantando, pero ¿por qué se está avanzando hacia esa deslocalización? Pues por una serie de ventajas que ahora vamos a detallar.

  • Se consigue un ahorro sustancial de tiempo, ya que al poder desarrollar el trabajo en cualquier lugar muchos de los desplazamientos terminan resultando innecesarios, y en cualquier caso, no se tienen que producir interrupciones por no encontrarse en la oficina, ya que podemos seguir con nuestro trabajo allí donde nos encontremos.
  • Se favorece el trabajo colaborativo, ya que todos los recursos de trabajo pueden estar disponibles para cualquier trabajador, se pueden compartir con facilidad y además disponemos de herramientas que son propias del trabajo colaborativo.
  • Se produce un ahorro notable, ya que sin tener que llegar a eliminar la oficina, puede reducirse su dimensión. Reducimos también los desplazamientos con los costes asociados que tienen y diferentes facturas asociadas a la empresa, como el consumo de energía eléctrica, limpieza de las instalaciones, mantenimiento, etc.
  • Por lo general, los trabajadores suelen mejorar su calidad de vida con el teletrabajo, ya que se eliminan desplazamientos, se puede organizar el tiempo atendiendo a diferentes necesidades. Como consecuencia se incrementa la productividad y la satisfacción de los trabajadores.
  • El trabajo se vuelve más flexible pues suele ser frecuente que en el teletrabajo se cambie de mentalidad, dándole más importancia a la consecución de objetivos y no tanto a un horario inflexible que en ocasiones se asocia casi con un castigo de reclusión, más el desplazamiento asociado.

Algunas herramientas para la oficina móvil

Implantar la oficina móvil suele llevar implícito cierto temor a que no se pueda realizar un control eficiente del trabajo desarrollado por cada empleado, sin embargo ese miedo procede más bien del mantenimiento de la mentalidad clásica en la que se cree que obligar al desplazamiento a la oficina y a mantener a esas personas un número de horas en ese lugar es garantía de un buen rendimiento, pero sabemos que esto no es así.

Sin embargo, el teletrabajo nos permite hacer un seguimiento constante del trabajo que desarrolla cada empleado, y nos facilita el contacto.

Veamos algunas de estas herramientas, tanto de hardware como de software.

  • Los ordenadores portátiles siempre han sido una solución ideal para los desplazamientos, pero desde hace unos años disponemos también de mini ordenadores de sobremesa que tienen unas dimensiones no mayores de 15 cm, que nos permiten conectarlos a cualquier monitor y, por lo tanto, podemos desplazarnos con ellos y ponerlos en marcha con enorme facilidad. Ejemplos de estos ordenadores los encontramos en Beelink y NUC de Intel.
  • En la utilización del correo electrónico podemos emplear el protocolo IMAP que nos permite el acceso al correo electrónico desde diferentes posiciones. Esto garantiza que una misma dirección de correo pueda ser consultada por varias personas, tanto en los correos enviados, como en los recibidos. Sobre este asunto hay que tener en cuenta una serie de consejos para que un empresario pueda acceder al correo de sus empleados. Como programa de correo gratuito podemos recomendar Thunderbird.
  • En el apartado de programas para el trabajo colaborativo podemos mencionar: Office 365 que permite utilizar Onedrive para sincronizar ficheros en la nube, Evernote resulta útil como bloc de notas al que se puede acceder de manera colaborativa desde diferentes posiciones, ProjetPier es software libre orientado a la coordinación de proyectos, Trello es un software avanzado para la gestión de proyectos.
  • Las videoconferencias forman parte habitual del teletrabajo. En este caso se puede hacer uso de Skype o Hangouts de Google que permite videollamadas en grupo.