El ser humano puede ser complejo e imprevisible, de ahí que una tarea, como facturar, que aparentemente se debería de desarrollar sin ningún tipo de incidencia y de una manera muy simple, puede complicarse más de lo esperado.

En artículos anteriores ya hemos mencionado qué datos deben de aparecer en una factura, o cómo se deben de gestionar las series numéricas de las facturas. No es nada que se pueda considerar complicado, ni siquiera cuando empezamos a sumar casos particulares, como las facturas de los gastos suplidos, o las facturas por comisión. En realidad se puede tener muy buen control sobre el proceso de facturación.

Sin embargo, los errores, incluso en procesos muy simples nunca va a estar por completo ausentes. Podemos crear facturas en las que mezclemos el nombre de un cliente con la dirección de otro, o en el que se cometa un error en la suma del total, o en la que el concepto, o cualquier otro dato que sabemos que debe de aparecer obligatoriamente, no sea correcto.

Las facturas rectificativas

En los casos mencionados podemos recurrir a las facturas rectificativas.

La Agencia Tributaria nos saca de dudas al respecto de estas facturas. En el siguiente enlace nos mencionan en qué casos es obligatorio expedirlas, cuándo deben de emitirse y los requisitos que deben de reunir estas facturas.

Además, hay que tener en cuenta que estas facturas son diferentes dependiendo de si el error afecta al importe. En el caso de que no sea así, lo que se va a hacer es crear una factura rectificativa que incluya los datos correctos. Si el error lo cometimos al calcular el total, deberíamos de crear una nueva factura en la que aparecerá la cantidad a sumar o restar, o bien se incluirá el importe correcto y en el concepto aclararemos en qué cantidades cometimos el error.

Por lo demás, estas facturas deben de aparecer con su propia numeración, ajena a las demás, y con la indicación de que son facturas rectificativas.

Anular facturas

Al margen de los errores en las facturas, podemos encontrarnos con casos más extremos en los que, el mismo hecho de haber hecho una factura deje de tener sentido. Por ejemplo, hemos cobrado por adelantado por unos servicios, que hemos facturado, pero que nunca se llegaron a ofrecer, o nos pagaron por unos productos que nunca se llegaron a entregar.

En estos casos podemos recurrir a las notas de crédito para anular las facturas.

La manera de proceder sería la siguiente:

  • Creamos la nueva factura, incluyéndola en la numeración principal de nuestras facturas, pero indicando que se trata de una nota de crédito.
  • Introducimos la referencia de la factura que vamos a anular, y el motivo de dicha anulación.
  • Añadimos, en negativo, la cantidad que deseamos anular.