Hacer una factura sin cometer errores no es una tarea complicada, pero lo deseable en cualquier empresa es que su facturación anual no se reduzca a una sola factura, así que de alguna manera va a ser necesario que se establezca una relación entre esos documentos mediante una serie numérica que los identifica y los sitúa de manera correlativa estableciendo un orden.

Esa serie numérica puede crearse a nuestra voluntad, pero sin romper el orden, y sin que se produzcan saltos. Esto quiere decir que podemos comenzar a numerar nuestra primera factura con el número 34821, y en esto no habrá problema alguna aunque las más de treinta y cuatro mil supuestas facturas anteriores no existan. Lo único que le importa a la Agencia Tributaria es que comencemos esa serie numérica donde deseemos y la continuemos.

Pero, ¿qué sucede cuando una empresa dispone de diferentes sucursales, o tiendas, en las que se realizan facturas sin comunicación alguna con las demás tiendas? No hay manera posible de que una sucursal sepa qué número le tiene que asignar a una factura salvo que esté en permanente contacto con cada una de las otras sucursales, y esto, tenemos que reconocerlo, no es nada práctico.

Debido a esto la Agencia Tributaria permite que en una misma empresa se utilicen diferentes series para numerar las facturas que emiten.

Casos permitidos por la Agencia Tributaria para disponer de diferentes series numéricas en las facturas

Emitir facturas desde diferentes lugares, como es el caso antes mencionado de una empresa que tiene tiendas en distintas ciudades, podrá hacerse dedicando a cada establecimiento una serie particular y diferente a las demás.

También se permite utilizar series distintas para la facturación cuando se realicen operaciones de distinta naturaleza, por ejemplo, cuando se ofrecen servicios de cualquier tipo (cuidado de jardines), y además, se vende material en algún comercio (abonos, tijeras de podar, plantas…)

En el caso de que cometamos algún error en una factura, podemos emitir una factura rectificativa que tendrá una serie diferente a las de las facturas ordinarias.

Cuando la factura la emite el destinatario, que suele suceder en operaciones en las cuales algún intermediario obtiene una comisión.

En procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa, por ejemplo cuando las facturas deben de ser emitidas por los adjudicatarios de bienes. Puede ser el caso de las subastas judiciales.

No se permiten hacer los siguientes cambios en las series numéricas

Además de los ya mencionados, en las facturas no se puede modificar o adaptar la numeración, como mencionamos a continuación:

La serie hay que comenzarla cuando se inicia la actividad y hay que realizar la primera factura, y debe de continuarse, por lo menos, hasta que finaliza el año fiscal que coincide con el año natural. No se puede iniciar una nueva serie cada mes o cada trimestre.

No puede haber dos facturas con el mismo número de serie dentro del mismo año.

No se puede personalizar una serie nueva por cada cliente.