Con el desarrollo de las tecnologías de los últimos años e incluso con la consolidación y avance de Internet han ido apareciendo nuevos conceptos y términos que juegan un papel esencial en nuestro día a día. Precisamente entre ellos se encuentra el que ahora queremos darte a conocer. Nos estamos refiriendo a la firma electrónica.

Con la intención de que puedas ponerte al día en nuevas palabras y recursos, útiles tanto para tu faceta particular como empresarial, sigue leyendo. A continuación, te vamos a dar a conocer todo lo que necesitas saber acerca de la citada rúbrica electrónica.

¿Qué es la firma electrónica?

Lo primero que debes conocer es realmente qué es la mencionada firma. Pues bien, debes saber que se trata de un conjunto de datos de tipo electrónico que se encuentran asociados o acompañados de un documento electrónico. Esos datos cuentan con una serie de funciones realmente importantes como son las siguientes:

  • Identificar, sin que haya ningún tipo de dudas, a la persona a la que pertenece la firma.

  • Certificar que el documento firmado es exactamente igual al original.

  • De la misma manera, viene a indicar que los datos utilizados por el firmante son únicos y exclusivos.

Según se menciona desde el Portal de la Administración Electrónica del Gobierno de España el uso de esa rúbrica es el siguiente:

  • Un ciudadano cuenta en su poder con un documento electrónico y con un certificado que le identifica.

  • El dispositivo digital o la app pertinente para acometer la firma lleva a cabo un resumen del documento en cuestión.

  • La citada aplicación recurre al empleo de la clave que posee el certificado para proceder a codificar el resumen.

  • De la misma manera, esa app procede a darle forma a otro documento para que contenga el citado resumen. Y ese nuevo documento se puede considerar la firma electrónica.

Para poder firmar documentos, la Administración Pública ofrece, para que puedan descargarse, varios programas que podrás encontrar en esta página de descarga de programas para la firma electrónica o bien usando el servicio VALIDe.

Ventajas de la firma electrónica

Además de conocer qué es la firma electrónica, llega el momento de que sepas realmente qué ventajas trae consigo la misma. En ese sentido, podemos destacar algunas como las siguientes:

  • Se considera que es una estupenda herramienta para reducir costos a la hora de tramitar cierta documentación. Y es que de esta manera se evita el gasto de papel, de impresión e incluso de almacenamiento de documentos.

  • No menos relevante es que otro beneficio notable de la citada rúbrica es que contribuye a conseguir mayor eficiencia. Esto se considera que es así porque se logra no tener que acometer los trámites con papeles que luego se van acumulando en despachos y oficinas, ralentizando y dificultando el trabajo de los funcionarios.

  • De la misma manera, muy en relación con la ventaja anterior es que se considera que la firma electrónica resulta beneficiosa porque no ralentiza los procesos de tramitación. En concreto, lo que hace es que los empleados puedan acceder de manera mucho más rápida, digitalmente, a los documentos pertinentes y así se evita perder tiempo de forma innecesaria.

  • Por supuesto, no se debe pasar por alto el hecho de que se considera que ayuda a darle mayor seguridad a cualquier procedimiento. ¿Por qué? Porque es realmente imposible que se pueda suplantar la identidad de otra persona. Es más, existen determinados mecanismos que tienen como función confirmar que la información aportada es real, que pertenece a un ciudadano en cuestión. Eso supone un gran paso en pro de acabar con falsificaciones, suplantaciones de identidad…

  • En esta lista de ventajas de la firma electrónica también debe incluirse el que viene a agilizar cualquier proceso pues la validación de los datos se realiza de manera prácticamente inmediata.

  • Ni que decir tiene que supone una manera de proteger y cuidar el medio ambiente. Esto es así porque, entre otras cosas y tal y como hemos mencionado, evita el empleo constante de papeles, que van asociados a tala de árboles.

  • Es una manera realmente útil de llevar a cabo las tareas de lo que son los departamentos de recursos humanos. Y es que estos pueden acometer, por ejemplo, la contratación de una persona de forma más rápida mediante el envío por correo electrónico del contrato. Este deberá ser firmado electrónicamente por aquella y luego lo procederá a reenviar a la empresa.

Como ves, son numerosas e interesantes las ventajas de la firma electrónica que cada vez es más usada tanto dentro del ámbito empresarial como administrativo.