Vamos a mencionar a continuación usos de Google Calendar que pueden ser muy interesantes para nuestro manejo diario de esta herramienta, que puede ayudarnos a mejorar la productividad y, en cualquier caso, evitará que olvidemos tareas o eventos, y nos ayudará a gestionar mejor nuestro tiempo.

Invitaciones a eventos con Hangouts

Cuando invitamos a otros usuarios a un evento podemos añadir la opción de que se sumen a una conferencia online mediante Hangouts. Esta herramienta lo único que va a necesitar es disponer de una cámara para transmitir vídeo.

¿Qué de interés puede tener celebrar una reunión mediante videoconferencia?

Ahorro de tiempo, pues se evitan traslados, inmediatez pues se pueden organizar reuniones en un periodo de tiempo muy breve, y el consiguiente ahorro económico.

Crea tantos calendarios como necesites

Mezclar diferentes temas o trabajos en un mismo calendario no resulta interesante porque, si mezclamos las citas personales con las del trabajo, el ocio con reuniones profesionales, ¿quién terminará compartiendo uno de estos calendarios?

Un calendario para cada apartado diferente de nuestra vida es lo que más útil resultará.

Incluso en nuestro trabajo podemos tener diferentes calendarios, para un grupo con el que compartimos tareas, para las personas que están fuera de nuestro departamentos…

Esto nos facilitará compartir en bloque un calendario sin que tengamos que estar constantemente compartiendo, uno a uno, cada evento.

Añadir calendarios de otras personas

Una manera rápida para solicitar acceso a calendarios consiste en escribir en el cuadro de búsqueda que aparece en la zona izquierda el correo electrónico que tenga otra persona asociado a su cuenta de Google.

Esa persona recibirá la petición y le dará permiso, o no, para que añada alguno de sus calendarios.

Atajos de teclado

Si realizamos un uso constante del calendario de Google es posible que queramos manejarlo con más soltura mediante los atajos del teclado.

En la página de Google que podará ver pulsando en el anterior enlace aparecen atajos para desplazarse por el calendario (ir al dí de hoy, ir a una fecha determinada, etc), atajos para modificar un evento, o para cambiar el tipo de vista (día, semana, año…) o para ir directamente a ver las tareas o las notas.

Arrastrar eventos a otro día

Si has añadido un evento en un día equivocado, o la reunión se retrasó hasta la siguiente semana, no tienes por qué volver a añadirlo. Tan solo pulsa en el evento y arrástralo hasta el día que sea correcto.

Recibir un correo a la hora deseada con un recordatorio de los eventos de ese día

Un uso interesante de Google Calendar es que nos permite recibir con la antelación que decidamos un correo con los eventos del día.

Para hacer esto tan solo tenemos que pulsar en la rueda dentada de la zona superior derecha, y luego en el calendario de nuestro interés para configurar los recordatorios generales de los eventos.

Recibir un correo a las 5 de la mañana con toda la agenda del día

Muy interesante es esta opción que la tenemos justo al lado de la anterior, en la misma zona de configuración de cada calendario, y que nos permite recibir cada mañana un listado de nuestra agenda.

Transforma correos de gmail en tareas para añadirlos en tu calendario

Una manera que resulta muy útil para no olvidar alguna tarea asociada a un correo electrónico consiste en arrastrar dicho correo a la zona derecha de gmail donde aparecen las tareas.

Si no utilizamos gmail como el sistema de correo predeterminado podemos enviarnos a nosotros mismos, a nuestra dirección de gmail, los correos que queramos transformar en tareas.

Un calendario para tus clientes en tu web

En ocasiones puede ser interesante tener un calendario público para los clientes, pero sin que sea obligado compartirlo con ellos, sino que añadiéndolo en la web ya estaremos ofreciendo información que queremos dar a conocer de manera pública.

¿Cómo podemos insertar un calendario en nuestra web?

El proceso es simple. De nuevo visitamos la zona de configuración, y pulsando sobre el calendario que deseemos compartir nos desplazamos hasta la opción de Integrar el calendario. Encontraremos un código en el apartado “insertar código” que podremos añadir a cualquiera de nuestras páginas.

Esto es ideal para dar a conocer eventos, presentaciones, vacaciones… y también para profesionales que desean dar a conocer qué huecos hay en su agenda para cualquier posible reunión.

Cómo averiguar la mejor hora para celebrar una reunión

Imagine que tiene que planificar una reunión de trabajo con 15 personas. ¿Le enviará un correo a cada una de ellas esperando que le respondan para saber qué hora será la mejor para cada uno de ellos?

Mucho más acertado sería que, teniendo disponible el calendario de trabajo de esas personas haga lo siguiente:

Cree un nuevo evento, seleccionado luego Más opciones. A continuación pulse en la pestaña Encontrar un hueco. A continuación agregue los correos de las personas que desea invitar al evento y de ese modo podrá saber, al momento, si cuando desea celebrar una reunión es el mejor momento para todos, o alguno de ellos tiene esa hora ocupada.