El trabajo en el cual los ordenadores van a estar presentes ya está implantado en todas las empresas. Da igual que se dediquen a vender fruta o a exportar tornillos, pues para recibir pedidos a través de Internet, o para enviar o recibir correos electrónicos, o para tener una herramienta válida para cualquier intercambio de información con proveedores o clientes, o para la facturación, o… para todo lo que vamos a ver a continuación, sería impensable que una empresa, por pequeña que fuese, hubiese desechado las ventajas que la informática pone a su disposición.

Sucede, sin embargo, que cuando se empiezan a sumar soluciones y ventajas, también empiezan a crecer las cuotas que hay que pagar por ellas. Tal vez para una empresa con los medios económicos suficientes el coste no suponga ningún problema, pero para los emprendedores que ponen en marcha nuevas empresas y que tienen que pasar por un periodo inicial de cierta incertidumbre, con gastos elevados y pocos beneficios, esas soluciones se pueden convertir, más bien, en problemas por su elevado coste. Pensando en ellos vamos a ofrecerle recomendaciones en las que priorizamos las soluciones gratuitas, pero que al mismo tiempo son de elevada calidad.

En nuestro artículo sobre La oficina móvil, ofrecíamos algunas referencias de programas interesantes, que vamos a complementar en este artículo.

Veamos cómo las soluciones informáticas pueden ayudarnos en nuestro trabajo diario:

Una solución ofimática sin coste alguno

OpenOffice se ha convertido en la gran alternativa a Microsoft Office, que si bien es cierto ofrece la posibilidad de contratar la renovación anual de sus licencias a un precio no demasiado elevado, no ofrece casi nada en lo que OpenOffice no tenga una alternativa posible.

Desde luego que para tener un editor de textos (Writer) o un programa para hojas de cálculo (Calc) para realizar las tareas más habituales con ellos, vamos a tener más que suficiente. Además esta suite incluye un programa de dibujo, otro de presentaciones multimedia, otro de bases de datos y por último, otro dedicado a las ecuaciones matemáticas.

Su descarga es gratuita desde el siguiente enlace: Apache OpenOffice.

En otro apartado de este artículo vamos a mencionar también la suite ofimática de Google, que sin duda puede ser una excelente opción.

Thunderbird, programa de correo electrónico, con más opciones

El correo electrónico es fundamental para muchas empresas, pero su dependencia de Microsoft Outlook no está por completo justificada. Es cierto que como en tantos otros asuntos, el uso diario conduce a que te acostumbres a un programa, y aunque no ofrezca ventajas claras, te costará cambiar a otro.

Pues bien, Thunderbird requiere exactamente lo mismo que Outlook, que te termines acostumbrando, porque en cuestión de funcionalidad va a ofrecernos exactamente lo que necesitamos en cualquier programa de correo electrónico.

El programa es gratuito y se puede descargar desde Thunderbird.

Hay que recordar que en sus últimas versiones ya incluye un calendario que está integrado por defecto.

A nuestra disposición también tenemos una completa colección de complementos o addons, que también son gratuitos, como complementos para el calendario de Google Calendar, herramientas para importar y exportar correos, nuevos temas para cambiar su apariencia, etc.

Herramientas para el registro de jornada de los trabajadores de la empresa

Esta cuestión ya la tratamos en un anterior artículo, así que aconsejamos revisarlo: 10 soluciones para el registro de jornada de los trabajadores.

Tan solo mencionamos que hay programas que tienen versiones gratuitas, como por ejemplo: ABRA primaERP, que no mencionábamos en el listado del anterior artículo.

Programas para la gestión de proyectos

Cuando nos referimos a la gestión de proyectos estamos incluyendo una gran variedad sobre los que podemos trabajar, ya sea la gestión del inventario, las compras realizadas por la empresa, la gestión del un equipo de personas que va a poner en marcha una nueva actividad en la empresa…

De nosotros dependerá la finalidad con la que queramos emplearlos.

Entre los diferentes programas para la gestión de proyectos que podemos recomendar se encuentran los gratuitos: OpenProj  y GranttProject.

La seguridad siempre es importante

No podemos olvidar la seguridad en nuestro trabajo diario pues si la descuidamos corremos el riesgo de perder todo el trabajo realizado.

En este apartado tenemos que aconsejar el uso de programas que garanticen la seguridad frente a ataques externos causados por virus o malware. Las últimas versiones de Windows incluyen el programa Windows Defender, que no tiene coste adicional, pero además podemos instalar otros programas que pueden ser útiles, en sus versiones gratuitas para hacer revisiones con cierta periodicidad, como Malwarebytes y Superantispyware.

Sin embargo, no solo debemos de cuidar el posible ataque que tenga su origen en el software, pues fallos relativamente habituales pueden conducir a que se estropee nuestro disco duro y perdamos la información guardada. Para protegernos y evitar riesgos, no hay nada mejor que utilizar un disco externo en el que se vayan generando diariamente copias. Son muy económicos y nos pueden salvar ante cualquier desastre informático. Muy populares son los discos WD My Passport. Se pueden encontrar fácilmente otras marcas que ofrecen discos para copias de seguridad. Tan solo hay que conectarlas al ordenador mediante un enchufe USB.

El calendario laboral de la empresa

En otro de nuestros artículos ofrecíamos varias soluciones para la elaboración del calendario laboral. No es nada complicado, pero hay sitios web que nos ofrecen plantilla prediseñadas, y nunca viene mal este tipo de ayuda.

Aquí podéis consultar las Herramientas para elaborar el calendario laboral de la empresa.

La videoconferencia para reuniones de negocios a distancia

No siempre resulta posible desplazarse para entablar una reunión con socios, trabajadores, proveedores… y además, en ocasiones es necesario que en esas reuniones participen varias personas que se encuentran en diferentes localizaciones.

Cuando tenemos la necesidad de mostrar aquello de lo que estamos hablando, el vídeo va a resultar imprescindible. Imaginemos a un empresario que se dedica a la venta de plantas y que necesita contactar con viveros respondiendo a sus dudas y mostrándoles al mismo tiempo las plantas que comercializa. Otro caso diferente sería el de una empresa que necesita realizar reuniones periódicas entre sus delegaciones, pero que desea evitar el desplazamiento de sus empleados.

Un programa muy interesante que nos ofrece la videconferencia es Hangouts Meet de Google, que hace posible las reuniones de empresa sin el tiempo necesario que hay que emplear en los desplazamientos y eliminando, por lo tanto, el coste de los mismos.

 

En contacto con los clientes mediante el envío de boletines periódicos

De manera progresiva se ha ido reduciendo la inversión en la publicidad tradicional que llenaba los buzones con multitud de folletos de papel, para dar paso a la publicidad que se envía a través de Internet.

Hay que recordar, y esto es importante no olvidarlo, que las leyes de protección de datos nos obligan a que se tenga la autorización previa de quienes van a recibir nuestra publicidad. Por lo tanto, antes de poder enviar una remesa de boletines, o correos, tengamos guardada la autorización de los destinatarios.

¿Qué programa podemos utilizar para este tipo de envíos? Uno de los más empleados, que más posibilidades nos ofrece y con el que mejores resultados obtendremos es Mailchimp.

 

El calendario para la gestión de tareas

Cuando las tareas que queremos programar están asociadas a fechas, y a un horario, no hay nada más útil que un calendario al que podamos acceder desde cualquier dispositivo.

Google Calendar es uno de los más aconsejables que, además, podemos integrar con otros programas que hemos mencionado anteriormente.

Si la opción de trabajar en la nube nos interesa por la accesibilidad que nos ofrece para continuar con el trabajo más allá de la oficina, las herramientas de G Suite de Google pueden resultar de gran ayuda.